样本出库：在生物样本信息管理系统中筛选出目标样本，录入样本、操作人、运输物流和分析单位等信息，在将一切都已在线操作后，完成目标样本系统批量转出，随后取出目标样本，完成实物批量扫描出库，并放入转运箱，最后于管理系统中确认样本出库并打印单据。
样本出库审核：由实验室管理人员在系统中对对出库样本提交出库手续是否齐全、填写是否规范、数量是否满足、有无变质、损坏，如均符合要求，审核出库确认，还需在生物样本信息管理系统台账中准确了解样本状态，追踪样本在流程中的痕迹，记录执行人员的操作，保证数据记录真实准确以及生物样本的管理轨迹清晰可追溯。
样本留样：系统自动生成二维码样品编号，在有效保存期内要根据保留样品的特性妥善保管好样本，保证样本质量的稳定性，同时也需要在系统中详细记录留样的标签编码、容器管理、样本类型、试验周期、试验类别、采样时间，样本交接也只需要扫码系统自动建立台账进行管理。
样本处置：根据申请者所申请的病原微生物菌种样本类型和数量以及位置情况，库存状态自动更新，可设置库存余量提醒功能，通过扫码编号查找样本确认接收，如提出申请未及时取出超时系统将自动过期处理作废，同时还可以提醒管理人员及时补充相关物料。摆脱样本库物料种类繁多，补货无规律导致的信息管理混乱的局面，整体实现物料管理信息化。
样本归还：系统对申请者提交的申请病原微生物菌种样本领取记录，依据样本管理要求采取谁领用，谁归还的原则管理，取样人需向样本主管提供样本的批号、型号、数量，以及使用的位置情况系统进行批量核对，自动引领出入库操作、动态库存显示，对于已经扫码领用样本的归还，通过扫码归还或手工录入系统两种方式来实现，通过系统能够有效提高保藏管理工作效率、减少人员失误、保障菌（毒）种和样本质量安全。
报告管理：系统自动根据实际将病原微生物菌种样本保藏状态生成报告，按不同菌种样本信息查看，样本报告状态分为：登记中的报告、检验中的报告、审核中的报告、批准中的报告、合格的报告、退检的报告、超期的报告、所有报告均可在线浏览且保存到本地以及打印。
智能硬件：保藏管理硬件设备主要构成：
1、智能样本定位仪：将无线射频识别（RFID）赋予样本标识自动读取样本信息，一个样本一个编码，对样本的位置信息实时监控定位原始样本摆放情况，当实验人员错误存取样本会进行提示，系统联动发布告警消息。
2、便携式智能采集终端：搭载病原微生物菌种信息管理系统在对菌种样本接收、入库、出库、领取、归还、保藏等环节自动更新同步，应用灵活且不受空间地域限制就能完成各项业务。
3、射频打印机：系统兼容灵敏度非常强的超高频射频标签打印机，均由射频打印机经系统录入病原微生物菌种样本标签编码、容器类型、样本类型、试验周期、试验类别、采样时间、入库、出库等完成标签信息写入。
4、智能交互终端：根据需求定制模块，可实现实验人员身份阅读器，库存菌种样本数据查阅、业务操作数据等内容通过交互软件内置在系统上应用。
5、身份识别终端：所有可接触到病原微生物菌种的实验人员都需配合识别射频身份识别卡使用，经过有效管理减少人员失误。
6、高拍仪：高效的纸质文件电子化处理和影像采集设备，解决了大量纸质文档的归集、存储问题，文件拍摄效果无空间限制，加快了实验人员的录入效率。
平台运行优势：
系统投用后，将妥善规范疾控中心实验室病原微生物信息保藏管理系统体系，支持连接样本业务相关的检验系统、实验室系统、科研数据库，提升疾病预防控制中心病原微生物保藏中心的样本保藏业务能力，通过智能设备及业务系统建设实现样本保藏管理，消除管理隐患，提高管理效率，实现化验员仅录入样本信息、过程数据、环境数据，原始记录，实现监测数据全面可溯，解决疾控中心多实验室样本数据的收集、分析、报告、管理的自动化与无纸化，告别人工纸质依赖，全面提升样本检测效率与分析结论准确率。消除疾控领域中不同区域、不同平台、不同业务之间的“信息孤岛”。
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